Finalist IT Group - Minder bureaucratie bij gemeente Amsterdam dankzij REWA applicatie van Finalist

Minder bureaucratie bij gemeente Amsterdam dankzij REWA applicatie van Finalist

Ambitie kan de gemeente Amsterdam niet worden ontzegd. De Dienst Belastingen gemeente Amsterdam (DBGA) en het Ontwikkelingsbedrijf (OGA) besloten tot een landelijk unieke vorm van samenwerking. Beiden wilden een internetapplicatie waarmee gebruikers Erfpachtgegevens en WOZ-gegevens (Waardering Onroerende Zaken) voor alle objecten binnen de gemeente Amsterdam kunnen opvragen.

Finalist IT Group realiseerde met succes voor DBGA en OGA deze zogenaamde REWA applicatie. Het project heeft nu een voorbeeldfunctie binnen de gemeente Amsterdam voor hoe diensten door samenwerking meer synergie kunnen bereiken.

Download nu ook het artikel uit het nieuwe IT-vakblad We Love IT,
getiteld ' Gemeente Amsterdam, minder bureaucratie dankzij REWA applicatie van Finalist '

Download als PDF de Whitepaper REWA Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam 151106.pdf

PROBLEEMSTELLING
REWA is een online applicatie en de afkorting van ‘Raadplegen Erfpacht- en WOZ-gegevens Amsterdam ’. De doelstelling van het REWA project was het ontwikkelen van een internetapplicatie waarmee gebruikers de Erfpachtgegevens voor alle objecten binnen de Gemeente Amsterdam kunnen opvragen. Deze groep bestaat uit makelaars, notarissen, OGA-medewerkers, DBGA-medewerkers WOZ-gegevens en Contact Center medewerkers. REWA heeft geleid tot een verbeterde serviceverlening, verbetering van het imago en een kostenbesparing. Dit past volledig in het programma ’Beter Presteren’ van de gemeente Amsterdam.

Als eerste stap heeft het bedrijf GetThere een definitiestudie uitgevoerd. Op basis daarvan heeft Finalist een Functioneel Ontwerp en een Technisch Ontwerp opgesteld. Het was daarbij van belang deze functionaliteit goed af te bakenen om het project binnen budget- en tijdconstraints te realiseren en uit te voeren.

Helen Klappe, projectleider Dienst Belastingen Gemeente Amsterdam (foto): “In de oude situatie (voorafgaand aan het gebruik van REWA) hadden makelaars en notarissen niet automatisch inzicht in dergelijke gegevens. Deze klanten konden de gemeente per fax vragen om gegevens te verstrekken over een bepaald object of een bepaald pand. Dat kunnen ze nog steeds. Want je hebt nog altijd notarissen die niet via internet kunnen of willen werken. Daar moet je als gemeente wel rekening mee houden. "

" We zoeken de gevraagde gegevens dan op in onze administratie en faxen deze vervolgens weer terug naar de aanvrager. De verschuldigde leges worden apart vastgelegd in een systeem waaruit de gemaakte kosten periodiek worden gefactureerd. Voor de gegevens van OGA kan de belanghebbende bellen met het Bureau Erfpacht van OGA. Ook die mogelijkheid bestaat nog steeds. Maar voor OGA geldt nu ook dat zij bijvoorbeeld notarissen inzage kunnen geven in de nota’s die behoren bij de erfpacht. In Amsterdam staan bijna geen panden op eigen grond; die worden allemaal door de gemeente in erfpacht uitgegeven. Daar moet een bedrag over worden betaald, de canon. Dit moet bij verkoop ook verrekend worden. Dus moet die notaris ook daar inzage in hebben. Dat kan nu met REWA. "

EISEN
Finalist heeft eind 2004 voor DBGA een WOZ-Online applicatie opgeleverd. Partijen met grote vastgoedbelangen in Amsterdam konden via deze applicatie de WOZ-gegevens van hun objecten inzien en, waar nodig, muteren. Finalist heeft over de realisatie van WOZ-Online voor zowel de DBGA als ook de gemeente Spijkenisse eerder Whitepapers uitgebracht.
Klik hier voor de Whitepaper WOZ-Online DBGA.
Klik hier voor de
Whitepaper WOZ-Online met DigiD voor gemeente Spijkenisse.

Volgens DBGA en Finalist vormde deze WOZ-Online applicatie een geschikte basis voor de nieuw te ontwikkelen functionaliteiten. Daarbij waren de volgende eisen relevant:

De REWA applicatie architectuur bestaat uit verschillende lagen: de Presentatie laag (bevat alle componenten die verantwoordelijk zijn voor de interactie met de eindgebruiker), de Services laag (bevat de logica van de applicatie) en de Integratie laag (bevat componenten verantwoordelijk voor data van en naar andere applicaties zoals relationele databases).

De bestaande WOZ-Online code moest voor delen hergebruikt kunnen worden, zoals voor onderdelen van de ‘datalaag’ voor de communicatie met de MidOffice. Deze moest worden uitgebreid met nieuwe functionaliteit voor de nieuwe gegevens en de gegevens van OGA. Daarnaast zou de Services laag deels worden hergebruikt, onder andere voor de koppelingen met externe systemen zoals het Content Management Systeem Web-in-a-Box (WIAB). Het website-gedeelte moest wel volledig nieuw ontwikkeld worden waarbij mogelijk delen van de source code van WOZ-Online gebruikt konden worden als voorbeeld.

Een andere eis was dat alle relevante doelgroepen van de applicatie goed waren vertegenwoordigd in de diverse overlegsessies. De vertegenwoordigers brachten ook alle niet functionele aspecten in die van belang waren voor de fase definitiestudie. Voorbeelden hiervan waren binnen de organisatie(s) geldende kwaliteitscriteria en onderkende risico’s.

DBGA en OGA wilden verder de gegevens graag via één platform aanbieden, maar vonden het hierbij noodzakelijk dat het voor de klant duidelijk zou zijn en blijven van wie de geraadpleegde informatie afkomstig was (verantwoordelijkheid). Het was daarom noodzakelijk dat de eigen identiteit van beide organisaties behouden zou blijven. Het functioneel ontwerp van de applicatie diende hiermee rekening te houden.

Uitgangspunt was verder dat REWA gehost zou worden bij DBGA, later over te gaan in Shared Service Center.

Screenshot Startpagina nieuwe REWA website van de Dienst belastingen Gemeente Amsterdam

WEBSITE
De REWA website kent vanzelfsprekend vele onderdelen. Onder Algemeen verschijnt een scherm met algemene informatie over REWA. Autorisatie/authenticatie biedt de mogelijkheid om bij de applicatie in te loggen via een gebruikersnaam en een wachtwoord. Gebruikers moeten zich eerst aanmelden alvorens zij aan REWA kunnen deelnemen. Na inloggen verschijnt de Startpagina: met actuele nieuwsitems en de mogelijkheid een zoekactie uit te voeren.

Via het scherm Vragen stellen kunnen gebruikersalgemene en specifieke vragen stellen. Kosten rapportage vertoont de gedane opvragingen. De informatie kan gefilterd worden op datum en als bulkdata uit de REWA applicatie opgehaald worden.Medewerkers van de gemeente Amsterdam kunnen via Kosten rapportage medewerkers een overzicht van de gedane opvragingen van bedrijven zien en in CSV formaat exporteren. Applicatie status is een pagina waarbij de beheerder inzage heeft in de status van de applicatie. Overige publieke informatie is een helpfunctie met onder meer een lijst veelgestelde vragen, algemene informatie in de vorm van een disclaimer, privacy statement, colofon, een contactformulier en een uitlogfunctie. Medewerker informatie bevat FAQ pagina’s voor medewerkers.

Screenshot Objectenscherm van REWA

Via een aantal schermen kunnen gebruikers objecten kunnen zoeken en hun zoekresultaten bekijken. Voor sommige WOZ-gegevens van een object moet voor inzage worden betaald. Daarnaast zijn er schermen via welke de bezoeker ook gratis bepaalde WOZ-gegevens kan opvragen. Erfpacht recht gegevens (inclusief openstaande nota’s) kunnen als PDF bestand worden opgehaald.

BEHEER OMGEVING
Gebruikers beheer: personen kunnen zich als gebruiker van de REWA site aanmelden via de site zelf. Vervolgens wordt via een administratief proces de persoon als REWA gebruiker in de directory server van DBGA aangemaakt. Het beheer van de gebruikersrollen wordt in de beheer omgeving van BEA WebLogic gedaan.

Globale netwerk architectuur van REWA

TECHNISCHE OPLOSSING
De REWA applicatie voldoet aan de eisen voor een Portaal applicatie. Voor de ontwikkeling van de REWA applicatie wordt geen gebruik gemaakt van BEA WebLogic specifieke techniek. De applicatie is door gebruik van Java 2 Enterprise Edition (J2EE) standaarden volledig compatible met de WebLogic omgeving van de DBGA. De MidOffice database is ontwikkeld door DBGA op basis van het MidOffice is Oracle 9.

RESULTAAT
Finalist heeft de Ontwerpfase van het REWA project uitgevoerd op basis van fixed price.
De Realisatiefase vond plaats op basis van nacalculatie. De REWA applicatie werd binnen de deadline opgeleverd.

Uniciteit van het REWA project
Helen Klappe: “REWA richt zich op de vertegenwoordigers van de direct belanghebbenden: de notaris of de makelaar. Dat maakt REWA als project uniek in Nederland. “

Samenwerking met Finalist IT Group
“Het samenwerken met Finalist voelde als werken met een collega. Dat is wel heel erg prettig als je het hebt over de leverancier van jouw project.”

Waarom gekozen voor Finalist als leverancier voor het REWA project
Helen Klappe: “Finalist heeft eerder voor DBGA een andere belangrijke applicatie gerealiseerd: WOZ-Online. Er waren veel overeenkomsten tussen WOZ-Online en REWA als je kijkt naar de knowhow die ingezet moest worden. Denk aan kennis van de koppeling met de database, kennis van onze organisatie en het platform waar de REWA applicatie op moest draaien. Finalist kon al deze kennis die ze had opgedaan bij WOZ-Online hergebruiken bij REWA. Daarom hebben we voor Finalist gekozen. Natuurlijk waren we ook tevreden over de eerdere resultaten. Een overweging om voor Finalist te kiezen was verder dat er een grote druk op de realisatie van REWA zat.
Werken met bekende leveranciers als Finalist heeft dan toegevoegde waarde.“

Reacties op REWA live
”Nadat het college van Burgemeester & Wethouders de tarieven voor het gebruik door klanten van REWA had vastgesteld konden we aan de slag met de externe communicatie naar onze doelgroepen. Steeds meer makelaars en notarissen sluiten zich aan bij REWA. We krijgen dagelijks aanmeldingen binnen. Dit komt mede door onze timing in de externe communicatie. We hebben gewacht om een de ring van makelaars toe te spreken. Zij hebben periodiek een openbare veiling. We hebben dat moment aangegrepen om net even voor de veiling een presentatie over REWA te geven. Dat was een succes. Over een half jaar kunnen we een uitgebreide Klanten Evaluatie uitvoeren. “