Een centrale fotodatabase voor de Universiteit van Amsterdam

Finalist IT Group heeft een centrale fotodatabase ontwikkeld voor het Informatiseringcentrum van de Universiteit van Amsterdam. Daarin zijn de verschillende verzamelingen foto’s van de UvA bij elkaar gebracht.

Voorheen werden vier van elkaar losstaande bronnen gebruikt.
1. Een kleine losse lokale database die op één machine draait (op cd-rom’s),
2. Een papieren fotoarchief.
3. Een fotocollectie van de centrale fotoredacteur die op de Afdeling Communicatie werkt en
4. Een fotocollectie in het Content Mangement Systeem.

De nieuwe fotodatabase is één centraal systeem waarin foto’s voor verschillende toepassingen verzameld zijn (print, webversie, kleur, zwart\wit etc.). Publicaties kunnen sneller klaar zijn en er worden kosten bespaard.

Vanuit een ronde theekoepel op het dak van het statige grachtenpand Herengracht 182 een helder vergezicht van de stad Amsterdam. Op deze locatie een gesprek met Kamil van Buuren (foto), Functioneel Beheerder van de Universiteit van Amsterdam (UvA) over nut en noodzaak van de fotodatabase.

Informatiseringcentrum van de UvA
Kamil van Buuren, Functioneel Beheerder van het CMS van de UvA: "In dit grachtpand Herengracht 182 in Amsterdam is het Informatiseringcentrum gevestigd. Deze afdeling houdt zich bezig met alle aspecten van de ICT binnen de UvA. Dat gaat van werkplekondersteuning voor medewerkers en studenten tot aan de ontwikkelaars die de websites en CMS systemen bouwen en onderhouden. Functioneel Beheer van verschillende systemen valt er ook onder. Denk aan de cijfersystemen waarmee alle studenten worden gevolgd, een SAP systeem voor medewerkers, maar ook Functioneel Beheer van het Content Management Systeem (CMS)."

Van Buuren: "In het verleden hadden de faculteiten een eigen ICT-afdeling. Dat is nu gecentraliseerd tot een Informatiseringcentrum met meer dan 200 medewerkers, verspreid over meerdere gebouwen. Webredacteuren zijn te vinden op alle faculteiten. Op de centrale Afdeling Communicatie werken vier fulltime redacteuren aan bijvoorbeeld de Engelstalige websites van de UvA."

Brugfunctie
Van Buuren: 'Ik maak als Functioneel Beheerder een brug tussen de gebruikers en de ontwikkelaars. Met gebruikers bedoel ik zowel redacteuren als bezoekers. Ik hou de buglijst bij, prioriteer en inventariseer de fouten en wensen zijn. Daarna ga ik met de ontwikkelaars om de tafel om daar wat aan te doen."

Werkwijze redacteuren
Van Buuren: "De fotoredacteuren voor Web en voor Print hadden een gezamenlijke wens om deze bronnen te verenigen in één systeem, dat ook gemakkelijk te ontsluiten is voor bijvoorbeeld externe ontwerpers. De oude werkwijze was als volgt. Een redacteur kiest bijvoorbeeld tien foto’s uit een collectie. Deze worden op cd-rom per post verstuurd naar bijvoorbeeld een ontwerper van een brochure in Maastricht. De ontwerper selecteert twee of drie foto’s van de cd-rom en gebruikte deze voor de brochure. Met de nieuwe fotodatabase hebben we één centraal systeem waarin foto’s voor verschillende toepassingen verzameld zijn (print, webversie, kleur, zwart\wit etc.)"

Lees meer over MMBase.